Se você está à frente de um negócio, seja individualmente ou com um grande time, sabe que há uma série de obrigações que devem ser cumpridas. Um exemplo é a nota fiscal, um comprovante exigido por lei que oficializa as transações feitas por sua empresa.
Para quem tem dúvidas a respeito desse tipo de documento, preparamos um guia de como emitir Nota Fiscal Eletrônica passo a passo. Você verá que se trata de um processo simples, e com a prática se tornará muito fácil
Afinal, o que é Nota Fiscal Eletrônica?
Antes de partirmos para a parte prática, é importante compreender do que se trata uma nota fiscal. Ter esse entendimento contribui positivamente para o planejamento financeiro do seu negócio e evita possíveis problemas tributários.
Nota fiscal nada mais é que um documento fiscal que registra transações comerciais, seja a venda de um produto ou a prestação de um serviço. Ou seja, serve como um comprovante oficial de que o emissor realmente esteve envolvido naquela operação, indicando a data e os valores.
Esse documento tem um papel muito importante na fiscalização de transações por parte dos órgãos responsáveis. Ele também serve como base para a tributação, garantindo que a empresa pague seus impostos corretamente.
A emissão de nota fiscal é imprescindível para que uma empresa cumpra suas obrigações fiscais.
A falta de emissão de notas fiscais ou o lançamento de valores falsos, de acordo com a Lei 4.729 de 1965, é considerada crime de sonegação de impostos. Isso porque essa informação pode atrapalhar os órgãos federais, estaduais e municipais na hora de calcular a contribuição.
Até 2006, a nota fiscal era emitida em papel ou impressoras matriciais. A partir dessa data, foi implementada no Brasil a NF-e (ou Nota Fiscal Eletrônica), uma iniciativa que visava facilitar a expedição do documento e diminuir a utilização de papel, reduzindo os impactos ambientais.
Com essa modernização, o processo de como emitir Nota Fiscal Eletrônica passo a passo foi se tornando mais fácil e acessível, além de padronizar esse tipo de documento e facilitar a consulta de informações, tanto por parte do empreendedor quanto dos órgãos reguladores.
Quem deve emitir Nota Fiscal Eletrônica?
A emissão de nota fiscal é um dever de toda empresa que comercializa produtos ou serviços. Isso também abrange os empreendedores individuais, como as categorias MEI ou até pessoas físicas, no caso de profissionais autônomos e liberais.
Entretanto, a versão eletrônica não é obrigatória para todos os tipos de empresas. Conforme os Protocolos ICMS 10, de 2007, e ICMS 24, de 2009, a exigência depende do Cnae (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) em que o número de registro está inscrito.
mais de 500 Cnaes, portanto, se você não tem certeza se a regra se aplica à sua empresa, vale pesquisar seu tipo de registro nos protocolos citados.
A emissão de Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória de acordo com o Cnae da empresa.
Nos casos em que a Nota Fiscal Eletrônica não é obrigatória, ainda assim ela é uma alternativa ao modelo tradicional. Portanto, para fazer a emissão de forma virtual, basta realizar o cadastro junto ao órgão responsável em sua região.
Como emitir Nota Fiscal Eletrônica: passo a passo
Esclarecidas as dúvidas sobre esses documentos, chegou a hora de aprender a parte prática! Se você não sabe como começar a emitir Nota Fiscal Eletrônica, não se preocupe, pois elaboramos um conteúdo explicando cada um dos passos para isso.
Antes de mais nada, você deve saber que há duas formas de como emitir Nota Fiscal: a primeira delas diz respeito a empresas no ramo de comércio, indústria e transportes; já a segunda serve para a área de serviços.
Comércio, Indústria e Transportes
Caso o seu negócio se enquadre nessas categorias, o órgão responsável pela emissão será a Secretaria da Fazendo do seu Estado. Portanto, antes mais nada, é necessário fazer seu cadastro.
Cadastro
De antemão, você deve estar com seu número de inscrição estadual em mãos. Ele é fornecido após a formalização da sua empresa junto ao órgão responsável na sua cidade, e consta no seu cadastro do ICMS.
Assim que você tiver esse número, procure o posto da Sefaz em sua cidade e solicite sua senha web para acessar o portal da NF-e. Ela será criada nesse momento, portanto, memorize bem!
Emissão da Nota Fiscal Eletrônica
A Nota Fiscal Eletrônica para esses setores também é conhecida como Nota Fiscal Avulsa (NFA-e). Para emiti-la, você terá que entrar no site da Secretaria da Fazenda do seu Estado com os dados cadastrados anteriormente em mãos. Em geral, as interfaces podem variar, porém o cadastro tem algumas semelhanças.
Após fazer o login, o primeiro passo é inserir os dados do cliente, como CNPJ, razão social e endereço. Se houver a opção nesta etapa, sinalize que aquela nota é referente a “produtos não sujeitos à pauta fiscal”.
Em seguida, insira os dados da sua empresa na sessão “Transportadora”. Caso haja campos que não se apliquem ao seu negócio (como especificação de veículo ou carroceria), basta preencher com um “X”. Isso ocorre pois esse tipo de nota se refere a diferentes ramos de trabalho.
Prosseguindo, insira o valor do produto, a unidade, o valor unitário e o valor total. Por fim, você terá que revisar todo o processo, portanto, confira todas as informações na nota que está sendo impressa. Caso estejam corretos, prossiga; se não, volte alguns passos e corrija o que for preciso.
Salve a nota fiscal e, se preferir, imprima. Armazene em uma pasta para manter a organização do seu negócio.
Serviços
Se sua empresa é uma prestadora de serviços, o órgão responsável é a Secretaria da Fazenda do seu município. Para ter acesso às credenciais, o processo é um pouco diferente, e em vez de solicitar a senha, você mesmo pode criá-la.
Cadastro
Para isso, entre no portal de emissão de Nota Fiscal de Serviços da sua cidade, que geralmente fica no site da prefeitura. Lembre-se de estar com o número de inscrição em mãos!
Uma vez no portal, procure pelo campo de cadastro. No caso do site da Prefeitura de São Paulo, por exemplo, basta clicar em “Não possui senha? Informe seu CPF/CNPJ e CLIQUE AQUI”, conforme ilustrado abaixo.
Exemplo de cadastro no site da Prefeitura de São Paulo.
Com o registro e a senha, você já estará apto a entrar no portal para emitir suas notas. Antes disso, entretanto, é preciso gravar os dados da sua empresa. Isso facilita o processo, já que você terá que acessar essa página com frequência.
Entre na seção do cadastro (que pode variar de nome conforme a cidade, porém estará em destaque no portal) e preencha com dados básicos, como CNPJ, telefone, categorias da prestação de serviços, entre outros. Com os dados gravados, o portal liberará automaticamente a emissão da nota fiscal.
Emissão da Nota Fiscal Eletrônica
Como citamos, cada sistema é diferente, portanto a interface pode mudar, porém a lógica é sempre a mesma. Vamos exemplificar esse processo com um sistema genérico.
O primeiro passo é preencher os dados do tomador, ou seja, a empresa para a qual você prestou os serviços. Para isso, complete os campos em branco, como CPF/CNPJ, razão social e endereço. Caso seja um cliente frequente, você pode cadastrá-lo no sistema para usar outras vezes.
Caso você tenha um cliente frequente, cadastre-o como “tomador” no sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
Em seguida, você terá que selecionar o serviço prestado. Essa parte está diretamente ligada ao seu Cnae, e já foi cadastrada previamente quando você inseriu seus dados.
Você também terá que preencher a etapa de Discriminação, que é a parte em que se explica com mais detalhes o item anterior. Se sua empresa presta mais de um tipo de serviço, é essencial manter essa etapa para controle interno.
Por fim, preencha os valores. Caso você seja MEI ou tributado pelo Simples Nacional, não será necessário incluir os números relativos a impostos.
Em outro caso, você terá que conferir esses custos para essa etapa. Finalize salvando a nota (ou imprimindo, se preferir), e pronto! Lembre-se de armazená-la em uma pasta do seu computador para que você mantenha o controle fiscal do seu negócio.
Agora que você sabe como emitir Nota Fiscal Eletrônica passo a passo, basta repetir esse processo com frequência para memorizá-lo! Como ele segue sempre a mesma lógica, é uma questão de prática para que ele se torne automático para você.
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