As reuniões corporativas ainda são grandes desafios a serem enfrentados pelas equipes e empresas. Ao mesmo tempo que são necessárias para o bom andamento dos trabalhos, elas podem prejudicar a rotina e comprometer prazos importantes. Se não forem bem conduzidas e pontuadas, podem transformar-se em bate-papos desnecessários, sem valor ou benefícios significativos para o grupo. O tempo dentro de uma organização é um bem muito precioso e deve ser administrado com sabedoria, de forma rentável e assertiva.
Quando exploradas da forma correta, as reuniões corporativas podem ser de grande valia para a equipe, pois facilita processos de criação, alinha metas, objetivos e conduz de forma eficaz as atividades a serem realizadas. Separamos aqui algumas dicas para otimizar as suas reuniões e torná-las mais eficientes:
- Faça um planejamento
Fazer um planejamento antes de agendar sua reunião vai facilitar a vida de todos os envolvidos. Levante os assuntos que precisam ser discutidos, avise as pessoas com antecedência e procure uma data e horário que não prejudique ninguém.
- Elabore uma pauta
Feito o planejamento, é hora de elaborar as pautas que serão discutidas durante o encontro. Destrinche os principais assuntos e faça apontamentos importantes para não esquecer depois. Esta ferramenta vai te ajudar muito na hora de conduzir a reunião.
- Eleja um condutor
O condutor vai assegurar que todo planejamento seja cumprido e as pautas trabalhadas de forma correta ao longo da reunião. Além disso, ele também será responsável por organizar os assuntos discutidos para que não haja dispersão e gasto desnecessário de tempo.
- Administre o tempo disponível
Controlar o tempo da reunião é um fator muito importante para garantir a eficiência. Quando os participantes ficam cientes disso, acabam colaborando com discurso mais direto e prático. Além disso, essa ação contribui para que todos consigam dar continuidade a sua rotina e aos trabalhos que precisam ser entregues.
- Faça anotações relevantes
A palavra se perde ao longo de tantos assuntos que precisam ser tratados. Anote os principais tópicos e decisões abordadas durante o encontro e repasse para todos os participantes. Estas anotações serão aproveitadas, inclusive, para a produção e continuidade dos trabalhos relacionados ao tema abordado. Aproveite as dicas e coloque-as em prática nas próximas reuniões com a sua equipe. Tempo é dinheiro – dinamizando os processos você facilita a rotina e ganha espaço para trabalhar outras questões, tão ou mais importantes que essas. Na Delta Business Center você aluga salas de reunião de acordo com a demanda da sua equipe, entre aqui e confira nossos pacotes.
